Можно ли считать скан письма с подписью официальным документом?

Как знают постоянное читатели, моя компания часто помогает юридическим сопровождением медицинским организациям. Один из типичных вопросов, который возникает у них – можно ли считать официальным заявлением (или письмом) от пациента фотографию или скан бумажного письма, на котором четко видно, что письмо подписано пациентом от руки.

Вопрос достаточно серьезен. Например, на прошлой неделе таким способом пациент дистанционно запрашивал выписку из медицинской карты с указанием адреса по которому её следовало выслать.  Или другой распространенный вариант – пациент уехал в отпуск и хочет, чтобы медицинское заключение за него получил родственник. Поскольку сам он уже в отъезде, то вместо бумажного заявления высылает скан с разрешением родственнику ознакомиться с врачебной тайной.

Риски для клиники в таком случае достаточно велики – за разглашение врачебной тайны можно получить как гражданский иск с требованием компенсации морального вреда, так и обвинение по ч.2 ст. 137 УК РФ (нарушение неприкосновенности частной жизни с использованием служебного положения). На всякий случай напомню, что п.3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 № 46 определяет, что состав преступления образует сообщение сведений о частной жизни даже одному (!) лицу, совершенной в любой форме и любым способом (!).

Считаю, что ответ на этот вопрос также может быть интересен не только представителям медицинского сообщества, но и широкому кругу читателей. Ведь ситуация, когда вместо бумажного документа сбрасывают его скан по ватсапу или почте – достаточно распространена. И хотя последствия от разрешения вопросов про статус такого документа не столь драматичные как в медицинской сфере (во всяком случае, хотя бы не будет проблем с врачебной тайной), но всё же они достаточно существенные. Принимать ли заявление о замене товара, высланное в виде скана? Может ли согласие работника на отзыв из отпуска даваться в виде скана (когда работник уехал отдыхать в другой город и не имеет возможности сразу же подписать документ)? И таких примеров можно привести множество.

Правовой статус скана письма

Для начала нужно определиться со статусом подписи на электронном документе. И в этом нам может помочь Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57. В нем Верховный суд дал следующее определение:

«электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) — переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ».

Таким образом, скан документа может рассматриваться в качестве электронного документа лишь в том случае, если он заверен электронной подписью. Аналогичной позиции придерживается ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.

ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись таким образом:

«электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

Может ли считаться отсканированная подпись электронной подписью?

ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида электронной подписи:

• простая электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись;
• усиленная квалифицированная электронная подпись.

Я не буду цитировать точные определения каждой из этих электронных подписей из федерального законодательства (так как их формулировки очень сложные и непонятные для большинства людей). Вместо этого скажу простыми словами: простая электронная подпись – это пара логин-пароль; усиленная электронная подпись (как квалифицированная, так и неквалифицированная) предполагает использование криптографии и ключа электронной подписи.

Таким образом, скан подписи на электронном документе (скан-образе, фото и т.д.) не может считаться электронной подписью.

В каком случае скан письма всё же может иметь юридическую силу?

По умолчанию равнозначными бумажным документам признаются электронные документы, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (ч.1 ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи»). Поэтому скан-копии, подписанные квалифицированной электронной подписью, будут иметь силу равнозначную бумажным документам. Однако на практике это крайне редкий случай. У большинства наших граждан квалифицированной электронной подписи нет.

В случае если скан отправляется посредством личного кабинета или электронной почты (с почтового ящика, которой официально принадлежит отправителю документа) или мессенджера (учетная запись в котором официально принадлежит отправителю документа) для отправки вложения и входа в аккаунт отправитель документа должен ввести логин и пароль. Таким образом, документ, отправленный подобным способом, может рассматриваться как подписанный простой электронной подписью.

Однако сканы, подписанные простой электронной подписью, будут иметь силу только в том случае, если равнозначность скан-копий, подписанных простой электронной подписью, бумажным документам установлена нормативно-правовым актом или соглашением сторон (абзац 3 части 2 ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи»).

Соответственно ссылаться на то, что скан был отправлен с личного почтового ящика (личной учетной записи) отправителя можно только в том случае, если у вас с отправителем есть соглашение, включающие условие о признании скан-копий эквивалентом бумажного документа. Если же такого соглашения нет – то факт отправки документа с личного ящика (аккаунта) пользователя не придает ему силу бумажного документа.

 Например, в клинике, которая обратилась ко мне за консультацией, в договоре об оказании медицинских услуг и в информированном добровольном согласии на медицинское вмешательство таких условий не было. Поэтому присланный по электронной почте скан заявления с разрешением разгласить врачебную тайну не мог считаться аналогом бумажного заявления.

Почему я не рекомендую в серьезных случаях принимать скан-копию вместо бумажного документа

Но даже в случае, когда в договоре с клиентом есть условие о признании скан-копий эквивалентными бумажному документу, необходимо взвесить все обстоятельства и решить – есть ли серьезные риски, если подписавший документ решит отказаться от своей подписи и скажет, что документ им не подписывался.

К таким рискам можно отнести возможное уголовное преследование (врачебная тайна, коммерческая тайна – это лишь отдельные случаи, к сожалению, вариантов гораздо больше) и риск вероятных крупных финансовых потерь.

Если такие риски есть – я рекомендую отдать предпочтение бумажному документу. Почему? Отвечу на этот вопрос цитатой из Методики проведения почерковедческой экспертизы Минюста РФ:

«При исследовании электрофотографических копий подписей невозможно установить условия выполнения рукописи, поскольку в такой копии искажаются (невозможно выявить): степень координации движений I группы, темп исполнения и нажимные характеристики.

При исследовании электрофотографических копий, в том числе полученных по электронной почте, записей и подписей, выводы эксперта носят предположительный характер, а вероятные выводы не могут быть положены в основу решения дела либо приговора суда.»

Таким образом, в подавляющем большинстве случаев графологическая экспертиза не сможет подтвердить подлинность подписи по скан-копии. И если подписавший документ откажется от своей подписи, то доказать подлинность его письма или заявления будет крайне сложно или даже невозможно.

Автор статьи – Орленко Василий Васильевич, кандидат юридических наук, доцент

Статья написана 09.08.2024