129085, Москва, пр. Мира 101, стр.2, к.45

+7 495 142 15 75

Пн-Пт с 10:00 до 19:00

Утверждены сроки архивного хранения медицинских документов

Орленко Василий Васильевич

кандидат юридических наук, доцент

— Уважаемый ревизор, теперь, когда вы все проверили, мы можем уничтожить все эти документы, за последние 80 лет?

— Конечно, можно. Но перед уничтожением снимите с каждого копию.

Относительно сроков хранения медицинской документации отгремело немало споров. В соответствии с п.12 ч.1 ст.79 ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» медицинская организация обязана обеспечивать учет и хранение медицинской документации. Однако на протяжении какого времени следует хранить медицинскую документацию закон почему-то не утруждается объяснить.

Длительное время вопрос сроков хранения медицинской документации оставался, мягко говоря, дискуссионным. Основным документом, на основании которого вычислялись сроки хранения, было письмо Минздрава России от 07.12.2015 № 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации». Также иногда применялись приказы Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 и даже от 30.05.1974 № 493.

С применением указанных документов дела обстояли неважно. Мало того, что некоторые их положения противоречили друг другу, так еще и юридическая сила была довольно сомнительной. Письмо Минздрава, как и любое письмо органа власти, не является нормативно-правовым актом и имеет только рекомендательное значения. Что касается советских приказов, то вышли они почти 50 лет назад, были официально отменены, затем — восстановлены с ограничениями, затем снова отменены и т.д. Поэтому совсем не удивительно, что срок хранения медицинской документации неоднократно становился предметом судебного разбирательства, при этом различные суды высказывали различные позиции по поводу срока хранения тех или иных медицинских документов

Краткое содержание Приказа Минздрава № 408 (сроки хранения документов, образующихся в деятельности Минздрава)

Конец всей этой чехарде должен был положить соответствующий приказ Минздрава, который разрабатывался несколько лет. И вот, наконец, 3 августа 2023 г. он был выпущен. Речь идет о Приказе №408 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения».

Приказ смотрится солидно: 424 страницы, 1552 наименования документов, для каждого из которых прописан срок хранения. Поэтому, конечно же, полностью проанализировать всё содержимое приказа в этой короткой заметке мне не удастся. Но об основном расскажу.

Итак, для большинства медицинских документов установлен срок хранения в 25 лет (конечно же, есть исключения, поэтому принимая решение о судьбе конкретного документа, не поленитесь свериться с приказом). Но 25 лет – это для бумажных экземпляров, а вот для электронных – уже 50 лет. Что сказать, в Минздраве сидят такие оптимисты😊. Очевидно, они забыли, что 50 лет назад основным носителем для ЭВМ были перфокарты. И меня мучат смутные сомнения, что компьютеры 2073 г. будут работать под Windows с Word и Excel.

Кроме того, приказом уточнено с какой именно даты начинается срок хранения медицинских документов. Так указано, что срок хранения начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом передачи документа в архив. На это нововведение следует обратить внимание, так как в прошлом я нередко наблюдал картину, когда срок хранения считали от даты передачи документа в архив. Теперь же ясно, что в год попадания документа в архив, срок хранения еще не идет и только с наступлением нового года начнется первый год «официального хранения».

Следует также обратить внимание на то, что медицинская карта амбулаторного пациента и медицинская карта донора не могут сразу же передаваться в архив в случае, если пациент прекратил посещать клинику. В течение 5 лет после последнего посещения медицинской организации она хранится на общих основаниях и лишь по прошествию этого срока передаётся в архив.

Конечно же, не все медицинские документы имеют срок хранения в 25 лет. Встречаются документы и со сроком хранения как в год, 3, 5 лет, так и в 50, и даже 75 лет. Для некоторых документов встречается формулировка «до минования надобности». Для большинства людей запомнить все эти сроки и не перепутать для какого документа какой срок установлен совершенно нереально.

Но что же делать? Ведь п. 3.11 Перечня строго утверждает: «Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается» (вот хранить дольше, чем предусмотрено в Перечне – это всегда пожалуйста, о чем и говорит пункт 3.12). Неужели выхода нет?

Кто может не соблюдать сроки хранения, установленные новым Приказом Минздрава

Выход есть всегда! Не знаю, случайно или специально, но авторы Приказа №403 так сформулировали его терминологию, что сроки, установленные в Перечне, необязательны для большей части медицинских организаций.

Смотрите сами, Перечень предназначен для документов, образующихся в деятельности Минздрава РФ и подведомственных ему организаций. А это значит, что он распространяется исключительно на медицинские организации федерального значения – обычно это крупные центры, оказывающие высокотехнологическую медицинскую помощь.  В тоже время большинство поликлиник и больниц находятся в подчинении региональных Минздравов и на них сроки, перечисленные в Перечне, не распространяются.

Так, например, Национальный Центр Гематологии подчиняется непосредственно Минздраву и для него сроки Перечня обязательны. А вот НИИ Склифосовского или Первая градская подведомственны не Минздраву, а Департаменту здравоохранения г. Москвы, поэтому они могут отступать от сроков Перечня.

Не обязательны указанные сроки и для частных клиник. Читаем п. 1.2. Приказа № 403:

Перечень может быть использован в деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере охраны здоровья и подведомственных им организаций, а также иных органов и организаций в сфере здравоохранения независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.» Ключевое слов здесь — «может» (а не «должен»).

Интересно, что в Приказе не написано об ответственности за нарушение сроков. Тем не менее, такая ответственность существует, хотя и не особо впечатляет. Статья 13.20 КоАП предполагает ответственность за нарушение правил хранения архивных документов.  Согласно ней, медицинским организациям, для которых Перечень со сроками обязателен, угрожает штраф в размере от 5 000 до 10 000 р., а их должностным лицам – от 3 000 до 5 000 р. Не удивлюсь, если многие руководители предпочтут заплатить штраф, чем пытаться запомнить 1552 категории документов и сроки хранения для них. 

Рекомендации юриста по хранению медицинских документов

Впрочем, я всё же рекомендую всем организациям (включая регионального подчинения и частные) хранить медицинскою документацию как можно дольше. Если можете – то и все 25 лет, как предписано Перечнем.

А если не можете (нет свободного места для хранения старых документов) – то всё равно любой ценой постарайтесь сохранять меддокументацию за последние 10 лет. Так как штрафы за нарушение правил архивного хранения – это не самое худшее, что может угрожать. По некоторым категориям «медицинских дел» срок давности привлечения к уголовной ответственности составляет 10 лет. И если главврач скажет, что требуемые старые медицинские карты были уничтожены в связи с нехваткой места для хранения, то… Что же, скажу прямо: сомнения толкуются в пользу обвиняемого только в учебниках и толстых монографиях. На практике же отсутствие медицинских карт будет расценено следствием и, затем, судом вполне однозначно: «они были умышленно уничтожены, поскольку подтверждали вину врачей», что выступит еще одним доказательством обвинения. Именно поэтому медицинская организация должна беспокоиться о хранении архивных медицинских документов даже в тех случаях, когда закон этого и не требует в обязательном порядке.

Автор статьи – Орленко Василий Васильевич, кандидат юридических наук, доцент

Статья написана 08.09.2023

Записаться на консультацию
Нужна помощь юриста?

Заполните заявку ниже и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Заявка успешно отправлена